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山东省汽车配件商会档案管理制度 (草案)

点击/发布于2014-06-22所属分类:商会章程

      档案资料是商会发展历史的真凭实证,是商会开展各项工作的必要条件和第一手资料。是商会的资产和无形资产的重要组成部分。对档案的认识程度及档案管理的水平,将直接影响档案发挥作用的程度。为规范档案管理,特制订本制度。
 
一、档案的收集工作

1.归档工作。
工作活动中不断产生的文件材料,处理完毕后,经由文书人员整理立卷、定期移交给档案员集中保存,称为“归档”。

2.归档范围

(1)商会筹备期间的可行性研究、建议、倡议书、章程、制度、通知、申请、批示、文件等资料;
(2)大事记、通讯录;
(3)商会会员名单;
(4)商会报批名单及相关资料;
(5)财务收支明细材料;
(6)与商会活动相关的资料;
(7)聘用人员合同,人事档案资料;
(8)会议记录,新闻媒体相关报道;
(9)党群社团组织机构文件;
(10)财务账薄、凭证;
(11)照片、底片、录像带、光盘、优盘、录音带;
(12)基本建设相关材料;
(13)商会财产登记表、价格表;
(14)商会工作计划;
(15)各种活动的策划书、正式活动实施方案;
(16)网上的电子信息优盘;
(17)其他相关资料;

      以上资料是商会各项活动的真实记录,也是商会开展工作的重要依据,必须归档保存。

3.档案收集

      依据收文发文登记、打印材料登记、传真收发登记、网上下载材料登记和日常办公室的资料清单,进行收集整理。

二、档案的整理工作

       档案的整理,就是把零散的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列和编目,使之成为一个有机的系统。

1.整理的原则

(1)必须依据时间先后顺序进行整理;
(2)必须保持整个文档完整,有始有终;
(3)必须保持文件之间的历史联系;
(4)必须便于保管和使用;

2.整理的程序

(1)分类、组卷、卷内文件的整理;
(2)案卷封面的编目、案卷的装订、排列;
(3)案卷总目录和卷内目录的编制;

三、挡案的管理工作

       案卷整理入柜后,要妥善保管,建立借阅使用审批登记手续。
1.及时收集档案资料,来文、发文、文字、电子资料、音像资料、报刊杂志;领导外出开会、活动带回的资料,要由管理员及时收集、整理 ,以免丢失;
2.档案柜内要放置樟脑丸、干燥剂以防虫蛀、潮湿而损坏案卷;
3.档案管理者必须经常翻阅总目录和检索工具,对自己保管的材料胸中有数,便于很迅速、准确地找到所需案卷资料。
4.严格执行山东省汽车配件商会的档案保密制度,杜绝丢失和泄露案卷资料现象的发生。
 
 

山东省汽车配件商会筹备委员会
2014年3月11日

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